3 risorse per organizzare il lavoro

Chiunque sa che portare a termine un compito necessita di un metodo per farlo. E se ci sono applicazioni che ci rendono la vita più facile sono sempre dell’idea che sia il caso di sfruttarle il più possibile.

In questo post voglio segnalarvi 3 risorse preziose per ottimizzare diversi aspetti del lavoro, che trovo di facile comprensione e altamente performanti.

Ognuno di noi ha le proprie preferenze, certo. C’è chi usa un’agenda, un quaderno, un bullet journal, prediligendo gli appunti manuali e chi, come me, opta invece per gli strumenti online, utilizzando applicazioni studiate per facilitare l’operato di chi deve passare tante ore al computer e organizzare diverse parti del proprio lavoro, o di quello altrui.

Pacemaker

Che voi dobbiate tradurre, editare, revisionare, scrivere, fare insomma tutto ciò che richiede che una parte del vostro tempo sia dedicato a lavorare su testi di qualsiasi tipo, Pacemaker è di sicuro la soluzione ideale per organizzare il lavoro, tenere traccia dei progressi e avere uno strumento che vi aiuti a rispettare le scadenze.

Pacemaker è un’applicazione online che può essere utilizzata gratuitamente (fino al tracciamento di due compiti contemporaneamente) o a pagamento (dai due compiti in su) per 8 dollari al mese o 72 all’anno.

Vi permette di:

• definire che tipo di progetto volete tracciare (traduzione, editing, revisione, scrittura, lettura, ecc.);
• definire in che misura tenere conto dei progressi (numero di parole giornaliero, pagine, ore, capitoli, ecc.);
• settare la data di inizio dei lavori e la data di scadenza, così da distribuire il lavoro equamente (oppure con un ritmo da voi definito) durante tutta la durata del compito;
• inserire tutti i giorni i vostri progressi, in modo da sapere sempre a che punto siete rispetto alla scadenza. Il sistema aggiornerà automaticamente la quota di lavoro quotidiana in caso di ritardo.

Ha anche una parte dedicata all’ispirazione per chi scrive, soprattutto per chi si dedica al NaNoWriMo.

Il sito è interamente in inglese.

Asana

Anche Asana, come Pacemaker, può essere utilizzato gratuitamente, senza la necessità di sottoscrivere un abbonamento. Secondo me è in assoluto la miglior applicazione per gestire progetti, più o meno complessi.

Con Asana si possono attribuire incarichi ad altri membri del team, oppure può essere utilizzato come un’agenda virtuale in cui scadenzare tutti i compiti da portare a termine come singolo.

Per i progetti:

• si definisce il tipo di progetto e la data di scadenza
• si elencano tutti i passaggi necessari per arrivare al completamento del progetto e li si può assegnare ai membri del team prescelti. Ognuno riceverà la notifica del compito assegnatogli con relativa scadenza e potrà a sua volta assegnare dei sub-task (sotto compiti) con ulteriori scadenze
• a ogni compito può essere assegnato un tag in modo da poterli poi raggruppare
• si può monitorare l’andamento del progetto e verificare che tutto sia svolto nei tempi previsti o segnalare ritardi

L’applicazione può essere utilizzata anche sui dispositivi mobili.

Evernote

Altra applicazione disponibile online e sui dispositivi, che può essere utilizzata gratuitamente, senza obbligo di sottoscrivere un abbonamento (che comunque si può attivare per avere funzionalità diverse e più complesse).

Sebbene anche Evernote sia stato studiato per organizzare il lavoro e gestire eventuali scadenze e l’operatività di gruppo, io lo trovo ottimo invece per raccogliere idee e organizzare contenuti.

L’elefantino verde permette di creare diversi taccuini sotto i quali aggiungere delle note dove far convergere contenuti e idee relativi all’argomento che vi interessa. È come avere tanti bloc-notes a disposizione.

Esempio:

Taccuino: Idee per post

Note all’interno del taccuino:

• risorse per organizzare il lavoro
• tutorial Evernote
• tutorial Asana

Oppure ancora, all’interno dello stesso taccuino si possono inserire link di contenuti trovati in rete per potervi accedere comodamente all’occorrenza.

Evernote è uno strumento molto versatile. Può essere utilizzato in modi diversi e si adatta con estrema facilità alle vostre esigenze.

Se vi servono maggiori informazioni o approfondimenti per come integrare questi strumenti con la vostra attività, posso prepararvi dei tutorial dettagliati. Fanno parte della mia attività di consulenza digitale.

E voi? Utilizzate degli strumenti per organizzare il vostro lavoro?